Krimpende zorgbudgetten, een steeds machtiger wordende zorgverzekeraar en nadruk op een belevingsgerichte zorg leveren veel druk op voor tandartspraktijken en zorginstellingen. De productiviteit van zorgverlening moet omhoog, maar dat is alleen mogelijk als de tandartspraktijk intern strak georganiseerd is met behulp van ICT-infrastructuur en kwaliteitssoftware. In deze blog worden de voordelen, succesfactoren en aandachtspunten van automatisering besproken.
De belangrijkste voordelen van automatisering zijn dat u meer kunt managen en dat u minder administratieve handelingen zelf hoeft te verrichten. U krijgt statistieken over allerlei bedrijfsprocessen, zodat u altijd alle benodigde informatie paraat hebt.
Welke factoren bepalen het succes van het automatiseringsproces in een tandartspraktijk?
Werken met duidelijke doelstellingen:
Bedenk goed wat u wilt bereiken met de software of de automatisering. Alleen meegaan met de trend van digitalisering en automatisering omdat het ‘hip’ is, is een garantie om te falen. Bovendien, de automatisering moet voldoende waarde toevoegen aan de bedrijfsprocessen. De mens valt immers graag terug in oude gewoontes. Bij DentalRules merken wij deze gewoonte bijvoorbeeld bij de periodieke taken: de leverancier belt toch voor het maken van de afspraak voor de onderhoudsbeurt en legt vanuit de oude gewoonte de bon weer terug in de kast. Het nadeel daarvan is dat geen sprake is van controle op de leverancier. Het is immers moeilijker te controleren of de leverancier de volgende keer weer op tijd belt en wanneer de onderhoudsbeurt plaatsvond. Daarnaast hebt u minder inzicht in de tijdslijn wat betreft storingen.
Goede begeleiding in het proces vanuit de leverancier:
U investeert eenmalig tijd, waarna de automatiseringsdoelstellingen voortaan eenvoudiger worden gerealiseerd. Software kent vaak veel mogelijkheden om zaken te personaliseren. Deze functionaliteiten leert u vaak kennen als u een goede afstemming hebt met de leverancier. Wij van DentalRules werken daarom met u samen om tot een bepaald doel te komen. Op basis van uw informatie trainen wij uw personeel om ervoor te zorgen dat het maximale effect met de automatisering wordt gerealiseerd.
Betrokkenheid vanuit het management/directie:
Vooral in een tandartspraktijk zijn de administratieve processen niet direct van invloed op uw eigen werk als behandelaar. Toch is het belangrijk dat u uw collega’s aanstuurt om de beoogde doelstellingen te realiseren. Het is een utopie dat de implementatie direct door iedereen wordt opgepakt. U kunt gebruikmaken van de software om sturing te geven aan uw team. Daarnaast kunt u het controlemechanisme toepassen en zo meer zaken delegeren. Tijdens onze begeleiding passen wij voor elke functie het dashboard in het systeem naar uw eigen inzichten aan.
Welke aandachtspunten zijn er bij automatisering?
Als u met de juiste insteek het automatiseringsproces ingaat, zal de automatisering u veel voordelen bieden, voornamelijk standaardisering. Geautomatiseerde processen moeten echter wel ingebouwde controlemechanismes bevatten. Deze controles zorgen ervoor dat u zicht kunt houden op de processen en dat u verbeteringen kunt doorvoeren. Een voorbeeld van zo’n controlemechanisme in DentalRules is het proces van datasynchronisatie van DentalRules naar uw salarisverwerker. Dit werkt als volgt: de medewerker dient de overuren in, waarna de manager het goedkeurt en de praktijkhouder tot slot de data synchroniseert met het salarispakket. Het is daardoor niet meer nodig om aparte mails te sturen of om gegevens uit Excelbestanden over te typen. Zo wordt de productiviteit verhoogd, terwijl u wel grip houdt op het proces.
De ICT-infrastructuur en de software moeten vlekkeloos werken. Dit is een van de redenen waarom steeds meer tandartspraktijken overgaan op cloudoplossingen. U bent dan niet meer afhankelijk van uw eigen ICT-bedrijf, maar u draait op gigantische servers die 99.9% van de tijd beschikbaar zijn. Bovendien, deze servers voldoen aan alle gestelde veiligheidsnormen, wat door de constante digitalisering steeds belangrijker wordt.
DentalRules is uw partner bij automatisering: wij zorgen ervoor dat u de juiste rapportages hebt, zodat u kunt managen en meer tijd hebt voor de patiënt.