Incidenten- & klachtenregistratie

Voor het lerend vermogen van uw organisatie is het belangrijk om de incidenten inzichtelijk te maken. Bovendien, sinds de Wkkgz (januari 2016) is het registreren van incidenten verplicht.

Er zijn drie typen incidenten: klachten, patiëntincidenten en medewerkersincidenten. De laatstgenoemde incidenten vallen niet alleen onder de Wkkgz; ze zijn ook arbogerelateerd. De typen incidenten worden in aparte registers in DentalRules opgeslagen, omdat voor elk type incident gegevens relevant zijn die voor de andere typen incidenten niet geregistreerd hoeven te worden. Elk type incident kent dan ook zijn eigen formulier. Dankzij het gebruik van de verschillende registers heeft u bovendien een beter overzicht van de incidenten.

Wanneer een incident wordt geconstateerd wordt met behulp van DentalRules het volgende stappenplan gevolgd:

Stap 1: De assistent(e) meldt het incident in het juiste register in DentalRules. Het systeem controleert of alle verplichte velden in het formulier zijn ingevuld, waarna de analist de melding ontvangt om het incident te analyseren.

Stap 2: De analist bepaalt of sprake is van een incident en zo ja, of het incident aangemerkt moet worden als calamiteit. Dit gebeurt op basis van twee factoren: hoe groot is de kans dat het incident nog een keer plaatsvindt en hoe groot is de impact?

Stap 3: Aan het einde van het formulier kunt u verbetering borgen door onder meer maatregelen te noteren om soortgelijke incidenten te voorkomen.

Stap 4: Indien sprake is van een calamiteit, krijgt u de melding dat u de calamiteit moet melden aan de IGJ.

Stap 5: Voeg het incident toe aan de eerstvolgende vergadering om het te bespreken.

Stap 6: Evalueer. Drie maanden na de registratie krijgt u een melding om te evalueren of de maatregelen ook het gewenste effect hebben gehad. Het doel is immers dat soortgelijke incidenten niet meer plaatsvinden en dat uw praktijk verbetert.

Incidenten en klachten kunnen direct worden gekoppeld aan de vergadering. Prikincident? Dit wordt direct gekoppeld aan het personeelsdossier van de medewerker.