Sinds november 2019 werkt Cathelijne Moison, praktijkmanager bij De Vervulling, met DentalRules. Tijdens DentalRules on Tour deelde ze haar ervaringen over wat er sindsdien concreet veranderd is in de praktijk.
“Het heeft voor een prettige en efficiënte verandering gezorgd”, vertelt ze. “Eerst hadden we taken op papier die collega’s moesten aanvinken. Roosters maakte ik in Excel. Protocollen lagen in een map onder de balie. Aanpassen betekende dus ook opnieuw printen. Nu is alles veel makkelijker geworden.”
Van mappen onder de balie naar alles in één systeem
“Neem de hoekstukken. Al het onderhoud en alle reparaties zaten vroeger in een map. Als er eentje niet helemaal lekker werkte, moest je eerst in de map duiken om te zien wat er eerder mee gebeurd was”, vertelt Cathelijne. “Nu staat in het systeem per hoekstuk wat ermee gebeurd is, hoe oud het is, overzichtelijk alles digitaal bij elkaar.”
Het overzetten van al die mappen en bestanden kost even tijd. Daar moet je echt de tijd voor nemen en in investeren. Maar dat is het meer dan waard. Het zit gewoon heerlijk in elkaar.
Kwaliteit en regelgeving zonder stress
In DentalRules legt Cathelijne alles vast wat met kwaliteit en regelgeving te maken heeft. Het register gevaarlijke stoffen wordt automatisch bijgewerkt via leveranciers als Hofmeester en Henry Schein. Ze krijgt een melding als er iets verandert, en kan direct de juiste maatregelen nemen.
Een recente toevoeging aan de functionaliteiten binnen DentalRules is de module Taakdelegatie. “Daar zijn we volop mee bezig. Dat er vastligt welke handelingen wie mag uitvoeren. De tandarts geeft akkoord, de assistente bevestigt dat zij zich er zeker bij voelt. Dat is heel fijn om te gebruiken.”
Incidenten en storingen: iedereen ziet het meteen
“Incidenten melden ging vroeger ook in een mapje. Dan moest je dat mapje pakken en er iets mee doen. Je had het nooit overzichtelijk bij elkaar.”
Nu komt een incidentmelding direct binnen bij Cathelijne en bij Dennis, de eigenaar van de praktijk. “Je kan gelijk verder en je legt alles er overzichtelijk in vast: heb je het besproken met iemand, wat moet ik er als vervolgactie mee doen.” Bij de werkbesprekingen worden incidenten besproken en worden ze aan de agenda gekoppeld.”
Incidentmeldingen hang ik aan de werkbespreking vast, zodat we ze gelijk kunnen bespreken als dat nodig is
Storingen werken op dezelfde manier. “Dat je ’s ochtends gelijk op je dashboard ziet dat er een storing is… Oké, dan moet iemand komen. Of: oh, daar komt al iemand voor. Je ziet het gelijk als je begint en je kunt je dag verder plannen.”
Personeelszaken soepel geregeld
“Personeelszaken lopen in DentalRules eveneens soepel. Ik zie gewoon het lijstje aan het begin van de nieuwe maand en haal er heel simpel uit wat voor overuren gedraaid zijn. Medewerkers kunnen ook zelf aangeven als ze bijvoorbeeld tijd voor tijd willen. Dan kan ik dat gelijk doorvoeren.”
De personeelsdossiers zitten bij De Vervulling ook in DentalRules. “Iedereen kan alleen zijn eigen dossier zien. Ik kan samen met Dennis in alle dossiers, omdat wij daartoe bevoegd zijn. Collega’s zien van elkaar alleen de naam en een foto. Dat is precies hoe je het wil.”
Minder WhatsApp, betere balans tussen werk en privé
Een verandering die met behulp van DentalRules is doorgevoerd die Cathelijne specifiek noemt betreft de onderlinge communicatie. “Ik stuur alleen nog maar chats in DentalRules. Voordat je ’s ochtends start, moet je ze bekeken hebben. Er kunnen belangrijke dingen tussen zitten voor die dag.”
Een e-mail naar het hele team stuurt ze zelden. “Eigenlijk alleen nog aan het begin van het jaar, als ik invallers nodig heb omdat mensen op vakantie zijn.”
Voor de rest blijft het werk op het werk. Geen groepsapps meer waarin je ’s avonds thuis ineens weer iets van het werk ziet. Dat voorkom je hiermee.
Nu ook een app op de telefoon
“Sinds kort hebben we de DentalRules app op de telefoon. Als je thuis even het rooster wil bekijken, is dat nu gewoon heel simpel. Voorheen deed je dat via de browser, maar dit is nog eenvoudiger geworden.”
Haar conclusie
Na bijna zes jaar werken met DentalRules is Cathelijne helder:
Het levert een hele grote tijdsbesparing op. Alles op één plek, makkelijk te vinden, en je kan de bevoegdheden echt goed instellen. Dat maakt het verschil.
Lees meer over de ervaringen van onze klanten
Plan een adviesgesprek
Ervaar zelf het gebruiksgemak van DentalRules. Neem contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek en ontdek hoe we uw praktijk kunnen ondersteunen.