Lagas Tandartsen is een moderne tandartspraktijk in Veenendaal voor het hele gezin. De praktijk en het team ademen een informele en professionele sfeer, waarbij een persoonlijke benadering centraal staan.

Officemanager Margret Wagtho: ‘Je merkt dat we geliefd zijn onder de patiënten. Ik kom ook regelmatig patiënten buiten de praktijk tegen. Dan is het toch een beetje ons kent ons.’ 

Margret is sinds 2000 werkzaam in de mondzorg. In het verleden was ze tandartsassistente. Dat oefent ze nu nog sporadisch uit als ze moet invallen bij ziekte. Inmiddels is ze als een vis in het water als Officemanager en een groot fan van DentalRules. ‘Mijn collega’s denken dat ik aandelen in DentalRules heb omdat ik er zo enthousiast over ben. We werken er nu een aantal jaar mee en ik doe er vrijwel alles in op het gebied van HR, kwaliteit en planning. Zo maak ik alle taken aan die in de behandelkamers en bij de receptie moeten worden afgevinkt. Dat is echt een goede stok achter de deur waardoor er geen zaken vergeten worden en je kunt mensen er op aanspreken als dat nodig is. Recent zijn hier twee nieuwe receptiemedewerkers gestart vanwege onze groei. Voor hen is het ook heel handig om snel ingewerkt te raken en te zien wat er allemaal gedaan moet worden.’

Hogere kwaliteit en veel efficiënter

Het gebruik van DentalRules heeft ook gezorgd voor een hogere kwaliteit. Vroeger waren er papieren aftekenlijsten en tig mappen met protocollen waar beperkt naar omgekeken werd. Dat zit nu allemaal in het systeem. In de ideale situatie staat het systeem bij de balie en in alle behandelkamers de hele dag open, waardoor het leeft en veel efficiënter is. Bij de implementatie zijn de protocollen overgezet naar het systeem en nu worden ze jaarlijks geupdate.’

‘We registreren ook eventuele incidenten in DentalRules, alle hoekstukken staan erin, de waterkwaliteit, KEW en ook de storingsregistratie. Dat is heel handig, want je kunt de status zien en daarmee voorkomen dat verschillende mensen met de leverancier gaan bellen bijvoorbeeld. We doen eigenlijk alles in het systeem. Je bent daardoor extra bewust waar je mee bezig bent.’

Maanden vooruit inzicht

Lagas Tandartsen is een praktijk met vijf behandelkamers en een team van ruim twintig personen. ‘Met de roostermodule maak ik voor iedereen de planning. Vroeger ging dat in Excel. Net als een aparte sheet voor verlofaanvragen en overuren. Dat was allemaal handwerk, minder overzichtelijk, met meer kans op fouten. Nu is alles geïntegreerd in de DentalRules software. Als iemand verlof aanvraagt is dat automatisch duidelijk in het rooster. Je kunt makkelijk de beschikbaarheid zien. Als iemand zich ziek meldt, dan log ik meteen in en kijk ik of ik nog wat kan schuiven of dat er patiënten moeten worden afgezegd. De collega’s zien het rooster twee weken vooruit, maar ik heb al maanden vooruit inzicht. Dat overzicht vind ik heel fijn. Collega’s kunnen ook thuis inloggen. Zo weten ze van te voren al wat er op de planning staat. Ze vinden dat allemaal heel prettig. Ook zorgt de transparantie voor meer begrip. Als mensen verlof willen aanvragen en zien dat er al meer mensen vrij zijn op die dag, begrijpen ze zelf ook dat dat lastiger is en krijg je minder scheve gezichten. Dat is één van de onderdelen waarop het bijdraagt aan hogere medewerker tevredenheid. Ook alle andere personeelszaken, zoals personeelsdossiers en functioneringsgesprekken, leggen we vast in DentalRules en iedereen heeft zijn persoonlijke todo’s en reminders. Wat vooral heel fijn is, is dat je een reminder krijgt wanneer er een contract verloopt, zodat zulke dingen er niet bij in kunnen schieten.’

‘We gebruiken ook de vergaderfunctionaliteit. Collega’s kunnen agendapunten indienen in het systeem. Die kan ik vooraf schikken en tijdens de vergadering typ ik mee, zodat de notulen aan het eind van de vergadering zo goed als klaar zijn. Een aanzienlijke verbetering dan dat je alles zelf apart in Word moet gaan typen. Kort na de vergadering krijgen collega’s al een berichtje dat de notulen klaar staan.’

Helemaal verweven in de praktijk

‘Het gebruik van DentalRules is helemaal verweven in onze praktijk. We zouden niet meer zonder kunnen. In het begin was er van de collega’s nog wel eens weerstand omdat ze nu zelf hun vrij aanvragen en overuren moeten indienen via DentalRules, maar nu ze er eenmaal aan gewend zijn, zijn ze ook heel blij met het goede overzicht in uren en dergelijke. Als ik terug zou moeten naar de tijd zonder DentalRules, ben ik minimaal een dag in de week extra kwijt. Ik ben er heel blij mee. Het geeft veel stabiliteit, rust in de praktijk en overzicht. Je houdt tijd over voor andere dingen.’

‘Over de dienstverlening ben ik ook erg tevreden. Ik kan eigenlijk geen verbeterpunten noemen. Als er wat is, zoals laatst een grote update waar ik even ondersteuning nodig had, dan start ik een chat en werd ik eigenlijk direct doorverbonden naar een medewerker die mij verder hielp. De lijntjes zijn heel kort. We hebben nog steeds een fijn contact met de adviseur die ons bij aanvang heeft geholpen. Maar eigenlijk staat iedereen je graag te woord. Een fijne partij om mee samen te werken.’

Plan een adviesgesprek

Ervaar zelf het gebruiksgemak van DentalRules. Neem contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek en ontdek hoe we uw praktijk kunnen ondersteunen.

Plan adviesgesprek