Tandartspraktijk Oskam in Gouda is een moderne praktijk met een huiselijke sfeer. In vijf behandelkamers werkt een team van twintig tandartsen, mondhygiënisten, preventieassistenten, tandartsassistenten en receptiemedewerkers met veel plezier samen om op persoonlijke wijze deskundige mondzorg te verlenen.

Anouk Both-Groenenboom is sinds juli 2024 als praktijkmanager bij Tandartspraktijk Oskam in dienst gekomen. Hiervoor was ze al een aantal maanden, één dag in de twee weken actief voor de praktijk. ‘Onze praktijk kent echt een cultuur van samenwerken. Er is veel ruimte voor overleg, teambuilding en het is laagdrempelig om elkaar te bevragen en expertise te delen. De eigenaresse Els Oskam is destijds gestart met één behandelkamer. In 2019 werd een prachtige nieuwe locatie in gebruik genomen en vervolgens groeide de praktijk stapsgewijs naar vijf behandelkamers en een omvangrijk team. Els wilde graag zelf gefocust blijven op het tandartswerk. Zodoende ben ik als praktijkmanager aangetrokken en heb ik een breed scala aan werkzaamheden, uiteenlopend van de financiële bewaking van de praktijk tot en met de aansturing op de vloer.’

Maak het klein en bouw daarna uit

In april 2024 is de keuze gemaakt om DentalRules software in te gaan voeren. ‘Vanuit DentalRules is erg goed aangegeven wat er aangeleverd moet worden om een goede start te maken. In een paar weken tijd kun je het systeem al opstarten. Wij hebben ervoor gekozen om na de zomervakantie van start te gaan met alle medewerkers. Ik moet zeggen dat de gewenning en acceptatie heel positief waren. Vanuit DentalRules heeft de adviseur goede begeleiding verleend en er gingen geen hakken in het zand. Wij hebben er bewust voor gekozen om klein te beginnen met drie onderdelen, namelijk het melden van storingen, het aanvragen van verlof en het afhandelen van taken. Daarna hebben we stapsgewijs uitgebouwd. Dan krijg je ook de mensen mee. Als je te hard van stapel loopt werkt het niet. Mijn devies is zodoende. Maak het klein en bouw daarna uit.

Kwaliteit en regelgeving. Alles is op één plek vindbaar.

In het verleden werden de protocollen door één persoon bijgehouden op een schijf op de computer. Later heeft er al een verbeterslag plaatsgevonden doordat een preventie-assistente een handboek heeft gemaakt. Dit stond ook ergens op een schijf zonder actief beheer en gebruik. Met de komst van DentalRules is er veel veranderd. Nu kunnen de verschillende afdelingen op een effectieve en transparante manier met protocollen werken. Daardoor word je er meteen actiever toe aangezet om het levend te houden, zodat je allemaal werkt met bruikbare protocollen die je regelmatig bespreekt en steeds verder verbeterd. Dat zorgt rechtstreeks voor een verbeterde werkwijze op de vloer. En het is heel toegankelijk. Iedereen kan snel iets opzoeken. Het zorgt ervoor dat zaken bij iedereen bekend zijn en dat je er ook op kunt teruggrijpen om elkaar er aan te houden wat er afgesproken is. Ook als een protocol niet goed werkbaar blijkt en aangepast moet worden, is dit eenvoudig te realiseren.’

‘In de taakomgeving houden we alle taken netjes bij. Vroeger was er bijvoorbeeld een papieren lijstje voor de sterilisatie. Nu vind je digitaal op overzichtelijke wijze per kamer ende receptie alle taken die uitgevoerd moeten worden. Ook zie je het meteen als er iets is blijven liggen, wat je dan meteen kunt oppakken. Een perfecte manier van kwaliteitsbeheersing. Ook andere kwaliteitszaken, zoals het KEW dossier en de Waterkwaliteit beheren we vanuit DentalRules. Alles is zodoende op één plek vindbaar.’

Een goede praktijkmanager verdient zichzelf terug

Op de vraag of de rol van praktijkmanager voorwaardelijk is voor een succesvolle praktijk, antwoord Anouk: ‘In een praktijk met een dagplanning vanaf vier á vijf kamers en een gezond aantal patiënten is de rol van praktijkmanager geen overbodige luxe. Als je al deze dingen als assistent erbij moet doen is het wel heel erg moeilijk om bij te blijven. Als praktijkmanager gebruik ik de DentalRules software de hele week om grip te houden.  Een goede praktijkmanager verdient zichzelf terug. Praktijken zonder praktijkmanager zouden voor zichzelf eens bij kunnen houden hoeveel tijd er verloren gaat aan een inefficiënte planning. Denk aan lege plekken in de agenda door een inefficiënte planning of het niet uitnutten van behandelkamers. Als je de tijd die daarmee verloren gaat bij elkaar optelt, dan schrik je daar echt van. Alleen al door de focus op een betere planning  verdient een praktijkmanager zichzelf terug. Nog los van het ontzorgen van de praktijkhouder, die dan niet ’s avonds nog met allerlei taken zit. En dat is nog maar de basis.’

‘We zijn destijds gestart met het bijhouden van verlof in DentalRules. Daarna hebben we dit uitgebreid naar andere HR-zaken, zoals het vastleggen van alle personeelsgesprekken. Dit ga je automatisch planmatiger aanpakken, zodat gesprekken tijdig plaatsvinden, wat zich weer uit in meer plezier op de werkvloer. Mensen voelen zich meer gehoord, de tevredenheid neemt toe en eventueel verzuim kan zelfs afnemen. Doordat we ook in DentalRules zijn gaan roosteren kun je slimmer plannen. Dat is veel effectiever dan Excel. In één oogopslag zie je waar de mogelijkheden zitten.’

Meer omzet en een hogere tevredenheid

Op de vraag of het gebruik van DentalRules concreet meetbare resultaten heeft opgeleverd geeft Anouk het volgende aan: ‘Wij zien zeker een gezonde groei in omzet in de afgelopen periode. Dit komt deels door efficiëntere planning en daarmee bezetting van de kamers. Protocollen helpen hier op hun beurt ook bij. Processen lopen daarmee veel meer gestroomlijnd en efficiënter. Er is een positief effect op medewerkers tevredenheid. De relatie naar de tevredenheid van patiënten is niet direct meetbaar, maar ze zullen wel optimalisaties ervaren. Denk bijvoorbeeld aan minder wachttijden en meer consistentie in behandelingen door verschillende behandelaars dankzij de verbeterde protocollen. Verder zijn er in de communicatie verbeteringen. Denk aan een proactieve informatievoorziening vanuit de receptie als er een behandelaar moet worden aangepast in de planning.’

DentalRules is toegankelijk en er wordt wat gedaan met je feedback

Wat ik erg fijn vind aan de DentalRules software is de transparantie die het biedt. Het is makkelijk, toegankelijk en je kunt zaken goed traceren en volgen. Ik ben ook erg blij met de Projectenmodule, waarmee je projecten mooi in stapjes in een tijdslijn kunt opstellen en de planning opvolgen, inclusief gekoppelde actiepunten. Je kunt immers niet alles onthouden, dus ideaal om op terug te vallen.

Ook de organisatie DentalRules is toegankelijk. Ik vind het heel prettig dat je een chat supportfunctie hebt, waarbij je heel snel reactie krijgt. De mate waarin je gebruik mag maken van support, alsook de snelheid en expertise waarmee dit gebeurd is echt onderscheidend ten opzichte van de concurrentie. Natuurlijk zijn er ook verbeterpunten. Denk aan het verminderen van het aantal kliks voor sommige eindgebruikers. Maar daar werken ze aan. Dat is het mooie van DentalRules. Ze doen wat met feedback die je geeft. Daar zie je hun grote commitment naar de mondzorgsector.’

Plan een adviesgesprek

Ervaar zelf het gebruiksgemak van DentalRules. Neem contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek en ontdek hoe we uw praktijk kunnen ondersteunen.

Plan adviesgesprek