Elke maand delen we een tip om het werken met DentalRules nog efficiënter te maken. Deze keer neemt Caroline, adviseur bij DentalRules, u mee in een handige functie die ervoor zorgt dat uw rooster altijd klopt en u direct ziet waar u slimmer kunt plannen.

“Een kloppend rooster is de basis van een goed draaiende praktijk,” vertelt Caroline. “Met de juiste instellingen ziet u in één oogopslag waar u mensen tekortkomt of juist overbezet bent. Dat scheelt tijd, stress én kosten.”

Hoe gaat de functie in zijn werk?

Ga in het rooster naar het icoon met de druppel. Deze knop controleert automatisch of er sprake is van onder- of overbezetting. Zodra u dit aanzet, worden de tijdsblokken in het rooster gemarkeerd met kleuren:

• Rood: onderbezetting – er mist nog iemand in dit blok.
• Oranje: overbezetting – er staan te veel mensen ingepland.
• Groen: perfecte bezetting – alles klopt.

Zo ziet u in één oogopslag waar u nog actie moet ondernemen.

Eerst alles goed instellen

Om te zorgen dat de kleuren écht de juiste bezetting weergeven, is het belangrijk om de tijdsblokken goed in te richten.

1. Open uw rooster.
2. Klik op het tandwielicoon en kies ‘Functietitels koppelen’.
3. In de dropdown Functietitels kunt u de gewenste functietitels selecteren die u aan het tijdsblok wilt koppelen, bijvoorbeeld tandarts en assistent.
4. Geef vervolgens aan hoeveel personen van iedere functietitel u aan dit tijdsblok wilt koppelen.
5. Tot slot kunt u aangeven voor welke tijdsblokken deze instelling geldt.
6. Maakt u gebruik van terugkerende tijdsblokken? Zet dan het vinkje aan bij ‘Ook in de toekomst deze functietitels koppelen’. Op deze manier hoeft u de handeling maar één keer uit te voeren en onthoudt DentalRules uw instellingen automatisch.

DentalRules weet nu precies wie er ingepland moet worden. Plant u in dit voorbeeld alleen een tandarts in, dan kleurt het blok automatisch rood, er is immers nog geen assistent ingepland.

“Het is een kleine instelling,” zegt Caroline, “maar het voorkomt zoveel onduidelijkheid. U ziet meteen waar er iets mist en waar alles al goed loopt.”

Extra tip: laat uw team meedenken

Nog een slimme toevoeging: wist u dat teamleden zichzelf kunnen inschrijven op onderbezette uren?

In de rooster overview kunnen medewerkers de rode tijdsblokken met een + teken zien. Daar kunnen ze op klikken om zich in te schrijven, mits de functietitel overeenkomt met hun rol.

De aanvragen op onderbezette uren komen vervolgens bij de hoofdgebruiker/praktijkmanager of verantwoordelijke voor de roosterplanning onder het rooster te staan bij het kopje Inschrijvingen op onderbezette uren.

“Het mooie is,” vertelt Caroline, “dat het team zelf betrokken raakt bij de planning. En dat maakt het plannen niet alleen efficiënter, maar ook een stuk leuker.”

Ontmoet Caroline

Caroline is adviseur bij DentalRules en was jarenlang praktijkmanager. Ze weet dus precies hoe het er in de praktijk aan toegaat en waar u als manager tegenaan loopt. Met haar kennis en ervaring adviseert en helpt ze praktijken, zodat het systeem écht voor u werkt.

Ze staat altijd klaar met praktische tips en eerlijk advies en wordt dan ook regelmatig gebeld door praktijken die haar even willen raadplegen.

Kortom: met de druppelfunctie en de juiste tijdsblokinstellingen weet u altijd waar u aan toe bent. Zo werkt u slimmer, voorkomt u fouten in de planning en bespaart u tijd én kosten.