In de mondzorg is werkdruk een veelbesproken onderwerp. Het lijkt soms alsof er elke dag nieuwe uitdagingen ontstaan: een storing aan de behandelstoel, een zieke collega, een stapel administratie die blijft liggen of veranderende wetgeving.

Toch zijn er ook praktijken waar rust, overzicht en werkplezier de boventoon voeren. Waar teams gemotiveerd zijn, processen soepel verlopen en de praktijk groeit.

Een mooi voorbeeld daarvan is Annick van Dijck, onlangs uitgeroepen tot Praktijkmanager van het Jaar tijdens het DentalRules Gebruikerscongres. Annick straalt werkgeluk uit. Zij rent niet van probleem naar probleem, maar werkt gestructureerd aan kwaliteit, groei en een prettig werkklimaat.

Dat werkgeluk gunnen we iedereen in de mondzorg. Het goede nieuws is dat het geen kwestie van geluk is, maar van slimme keuzes. De sleutel ligt in het anders organiseren van werk, zodat frustraties minder energie kosten en processen juist rust en overzicht brengen.

In dit artikel bespreken we vier veelvoorkomende frustraties in de praktijk, met daarbij bewezen oplossingen uit de dagelijkse praktijk.

Frustratie 1: storingen aan hoekstukken en apparaten

Er is weinig zo stressvol als een volle wachtkamer en een behandelstoel die uitvalt door een storing. De balie moet patiënten afbellen, leverancier moet worden gebeld, het schema loopt uit en de werkdruk stijgt. Dit kost tijd, energie en vaak ook omzet.

Onze klant Ilse Timmermans berekende tijdens ons gebruikerscongres dat één storing zomaar 2.340 euro aan schade per dag kan opleveren door een combinatie van omzetderving en reparatiekosten.

Haar gouden tip: registreer en beheer elke storing. Dat klinkt eenvoudig, maar het levert veel op.

• Geen miscommunicatie, omdat iedereen ziet wat er al is gedaan
• Een sterke positie richting leveranciers dankzij volledige documentatie
• Snellere oplossingen doordat eerdere storingen zijn terug te lezen
• Betere beslissingen over reparatie of vervanging op basis van historie

Door storingen structureel vast te leggen, voorkomt u onduidelijkheid en maakt u onderhoudskosten inzichtelijk.

Lees hier meer over storingen melden in DentalRules

Frustratie 2: onduidelijke taakverdeling

“Waarom is deze taak nog niet uitgevoerd?”, “Jij zou dat toch oppakken?” of “Ik dacht dat het al gebeurd was.” Deze vragen klinken herkenbaar voor veel praktijkmanagers. Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden leidt tot stress, frustratie en een gebrek aan vertrouwen binnen het team.

Een digitaal takensysteem biedt uitkomst en zorgt voor transparantie.

• Iedereen ziet wat er moet gebeuren
• Protocollen zijn direct gekoppeld aan taken
• Taken kunnen eenvoudig worden overgenomen bij ziekte
• Nieuwe collega’s leren sneller en zelfstandiger werken

Zoals Anouk, praktijkmanager bij een van onze klanten, het verwoordde:

“In de taakomgeving houden we alle taken netjes bij. Vroeger was er bijvoorbeeld een papieren lijstje voor de sterilisatie. Nu zien we digitaal op overzichtelijke wijze per kamer en de receptie alle taken die uitgevoerd moeten worden. Ook zien we het meteen als er iets is blijven liggen, wat we dan meteen kunnen oppakken. Een perfecte manier van kwaliteitsbeheersing.”

Het resultaat is minder misverstanden, betere samenwerking en een team dat elkaar ondersteunt in plaats van elkaar bevraagt.

Lees hier het volledige verhaal van Anouk

Frustratie 3: wet- en regelgeving die voortdurend verandert

IGJ-controle, Wkkgz, Wet BIG. De wet- en regelgeving binnen de mondzorg verandert voortdurend. Het kost veel tijd en energie om alles goed bij te houden. Veel praktijkmanagers proberen zelf een systeem te bedenken om bevoegdheden en registraties op orde te houden, maar dat is tijdrovend en foutgevoelig.

De oplossing ligt in het automatiseren en het slim benutten van bestaande hulpmiddelen.

Om praktijken hierin te ondersteunen, hebben we onlangs de taakdelegatie-module ontwikkeld. Deze module helpt u om eenvoudig en snel volledig te voldoen aan de Wet BIG. Met deze module:

• Ziet u wie waarvoor bevoegd en bekwaam is
• Ziet u welke handelingen per locatie worden uitgevoerd
• Voldoet u aantoonbaar aan alle wettelijke eisen

Dat zorgt voor rust, zekerheid en vertrouwen, ook tijdens een onverwachte IGJ-controle.

Wilt u zien hoe dit in de praktijk werkt? Bekijk hier ons taakdelegatie-webinar.

Frustratie 4: onrust over planning, verlof en uren

Een collega wil vakantie boeken, maar weet niet hoeveel verlofuren ze nog over heeft. Er volgen appjes, e-mails en Excel-lijstjes, waardoor er onnodige onrust ontstaat.

Met één digitaal en transparant overzicht voor verlof, uren en planning is alles in één oogopslag duidelijk.

Voor medewerkers betekent dat:

• Direct inzicht in het aantal beschikbare uren
• Inzicht in goedgekeurde absenties van collega’s, zodat ze zelf kunnen inschatten of het handig is om verlof aan te vragen of beter een andere periode kunnen kiezen
• Eenvoudig en snel een verlofaanvraag indienen, waar en wanneer ze willen

Voor praktijkmanagers betekent dat:

• Minder vragen van teamleden, omdat het rooster en de verlofopbouw voor iedereen inzichtelijk zijn
• Meer begrip binnen het team, omdat medewerkers zelf kunnen zien wanneer er al meerdere collega’s vrij zijn
• Eenvoudiger en sneller plannen, met direct zicht op afwezige teamleden en automatische urenberekening

Zoals Margret, officemanager, vertelt:

“Met de roostermodule maak ik voor iedereen de planning. Vroeger ging dat in Excel. Dat was allemaal handwerk, minder overzichtelijk, met meer kans op fouten.

Ook zorgt de transparantie voor meer begrip. Als mensen verlof willen aanvragen en zien dat er al meer mensen vrij zijn op die dag, begrijpen ze zelf ook dat dat lastiger is en krijgt u minder scheve gezichten. Dat is één van de onderdelen waarop het bijdraagt aan hogere medewerkerstevredenheid.”

Lees hier het volledige verhaal van Margret

Van inzicht naar impact: werkgeluk loont

Wanneer overzicht, inzicht en transparantie toenemen, stijgt niet alleen het werkplezier maar ook het resultaat.

Een praktijk die actief werkt met digitale taakverdeling, onderhoudsregistratie en planning realiseerde een omzetstijging van 18% én een hogere medewerkerstevredenheid.

Werkgeluk loont. Letterlijk én figuurlijk.

Tot slot: werkgeluk is geen luxe, maar een keuze

Echt werkgeluk ontstaat wanneer u samen grip hebt op het werk. Wanneer systemen ondersteunen in plaats van tegenwerken. Wanneer er tijd overblijft voor wat er werkelijk toe doet: goede en betrouwbare zorg voor patiënten.

Herkent u deze uitdagingen? Of wilt u ontdekken hoe uw praktijk ook de stap kan maken van werkdruk naar werkgeluk? Plan hieronder een vrijblijvende belafspraak met onze adviseur Caroline.

Plan een adviesgesprek

Ervaar zelf het gebruiksgemak van DentalRules. Neem contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek en ontdek hoe we uw praktijk kunnen ondersteunen.

Plan adviesgesprek