Als praktijkeigenaar of praktijkmanager in de mondzorg krijg je vroeg of laat te maken met een incident. Dat kan gaan om een verwisseld patiëntendossier, een gemiste afspraak of een complicatie bij een behandeling. Hoe klein of groot het incident ook is, de Wkkgz verplicht elke zorgaanbieder om incidenten zorgvuldig te registreren, te melden en ervan te leren.
Maar wat is een incident precies volgens de Wkkgz? En hoe zorg je dat jouw praktijk voldoet aan de wet? In dit artikel leggen we het stap voor stap uit, inclusief praktische hulpmiddelen.
Wat is de Wkkgz precies?
De Wkkgz staat voor de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg. Deze wet is bedoeld om de kwaliteit van de zorg te verbeteren en patiënten beter te beschermen.
Een belangrijk onderdeel van de Wkkgz is dat zorgaanbieders verplicht zijn om:
- incidenten te registreren en te analyseren
- er binnen het team van te leren
- en waar nodig maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen
Voor mondzorgpraktijken betekent dit dat je niet alleen een meldingsprocedure moet hebben, maar ook actief aan de slag moet gaan met de meldingen die binnenkomen.
Wat is een incident volgens de Wkkgz?
De wet definieert een incident als:
“Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot schade aan de patiënt heeft geleid, had kunnen leiden of (nog) zou kunnen leiden.”
In de praktijk gaat het om alles wat bijna of daadwerkelijk misgaat in de zorgverlening. Denk bijvoorbeeld aan:
- een verkeerde tand die wordt genoteerd of behandeld,
- een patiënt die verkeerde medicatie-informatie krijgt,
- of een sterilisatieproces dat niet goed blijkt te zijn verlopen.
Belangrijk is dat het niet alleen gaat om gebeurtenissen met daadwerkelijke schade, maar ook om bijna-incidenten. Juist die situaties bieden waardevolle leermomenten voor de praktijk.
Hoe voldoe je als mondzorgpraktijk aan de Wkkgz?
Om te voldoen aan de Wkkgz moet je als praktijk:
- een intern meldsysteem voor incidenten hebben
- een duidelijke procedure vastleggen waarin staat wie incidenten meldt, hoe dat gebeurt en wat er vervolgens mee gedaan wordt
- incidenten analyseren en bespreken binnen het team
- leren en verbeteren op basis van de bevindingen uit de analyses
Incidenten melden in DentalRules
In DentalRules is het eenvoudig om incidenten te registreren, te analyseren en op te volgen. Wij hebben een praktische handleiding ontwikkeld die stap voor stap laat zien hoe je een incidentmelding doet in DentalRules.
Met de incidentenomgeving van DentalRules kun je als praktijk:
- elk teamlid kan snel en eenvoudig een incidentmelding aanmaken
- incidenten worden efficiënt geanalyseerd doordat de aangewezen analist automatisch een melding per e-mail ontvangt zodra er een incident is geregistreerd
- incidenten beoordelen en ervan leren met het hele team. Koppel meldingen eenvoudig aan een teamvergadering of maak een actiepunt aan voor een teamlid. Zo blijft de communicatie overzichtelijk en staat alle informatie en acties op één centrale plek, in plaats van verspreid over verschillende systemen
Op deze manier voldoe je niet alleen aan de wettelijke eisen, maar maak je incidentenregistratie een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijkse kwaliteitsbeleid in jouw praktijk.
Leren van incidenten in de zorg
Het doel van incidentmeldingen is niet om te wijzen of af te rekenen, maar om te verbeteren. De Wkkgz stimuleert een open en lerende cultuur in de praktijk, waarin medewerkers zich veilig voelen om fouten of bijna-fouten te melden.
Regelmatige reflectie is daarbij essentieel. Bespreek meldingen tijdens teamvergaderingen, analyseer trends en vertaal deze naar concrete verbeteracties. Zo verbetert de kwaliteit van zorg voortdurend.
Om dit proces te ondersteunen, hebben we een tweede praktische handleiding ontwikkeld:
Download hier: Omgaan met incidenten in de zorg
Conclusie: van melden naar verbeteren
Incidenten zijn onvermijdelijk in elke mondzorgpraktijk, maar hoe je ermee omgaat, maakt het verschil.
Door te werken volgens de Wkkgz, incidenten actief te registreren en de uitkomsten te gebruiken voor verbetering, bouw je aan een kwaliteitsgerichte en veilige praktijk.
Met DentalRules beschik je over alle tools om dit goed te organiseren: van een overzichtelijk meldsysteem tot praktische handleidingen en een complete incidentenomgeving.
Probeer DentalRules gratis
Benieuwd naar hoe DentalRules uw praktijk naar een hoger niveau kan tillen? Profiteer dan van onze aanbieding en ervaar zelf de voordelen.
NL 
EN